Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van MICA (mediation, vertrouwenspersoon en visieontwikkeling) aan de Oranjestraat 31, 9401 KG te Assen, hierna te noemen MICA.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website bezoeken of contact met MICA hebben. In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe MICA omgaat met persoonsgegevens.
Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop MICA omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met MICA op telefoonnummer (06) 53386867 of via de mail: mica.made@planet.nl
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij MICA indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl. MICA is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerkt MICA ?
Dossier
Indien u een opdracht aan MICA verstrekt, verwerkt mica de persoonsgegevens die u en eventuele andere partij(en) aan MICA verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van de opdracht c.q. de aard van de kwestie kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan MICA verstrekt, verwerkt zij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die MICA verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met MICA opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerkt MICA de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan MICA verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerkt MICA persoonsgegevens?
Dossier
MICA gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraagt MICA u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de overeenkomst te tekenen.
Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van MICA, omdat zij de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier. U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. MICA mag dan geen gegevens meer van u verwerken. MICA kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruikt MICA om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met MICA sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan MICA verstrekt gebruikt zij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. MICA verwerkt deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van de werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Hoe lang bewaart MICA uw persoonsgegevens?
Dossier
MICA bewaart het dossier en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende zeven jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen wordt een dossier langer bewaard, bijvoorbeeld indien zij van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Administratie
MICA bewaart de administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
MICA bewaart overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij haar indient om deze te verwijderen.
Met wie deelt MICA uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die MICA verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door de ICT provider.
Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan MICA heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van mica de financiële administratie verricht.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij mediation, een klacht tegen MICA indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Beveiliging
MICA heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij de ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
Rechten
U heeft de volgende rechten, te weten: Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’). Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen, zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met mica op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan MICA deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal MICA een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
26 mei 2018